Oei, een audit!

Bij het uitvoeren van operaties in de specifieke categorie horen verplichtingen. Het nakomen van eisen worden middels een audit door de ILT gecontroleerd.

Update

Deze blog is bijgewerkt met aanpassingen op 9 april 2025.

Wat is de functie van een audit?

Bij een audit gaat het om toezicht op de systemen, processen en methoden voor borging van de naleving van wet- en regelgeving waar de ILT op toeziet.

Door het uitvoeren van een audit wordt onderzocht in hoeverre een onderneming aantoonbaar haar processen beheerst met betrekking tot de naleving hiervan.

Een audit is voor een operator uiteraard wel even een spannend moment. Immers wil je de afgegeven autorisatie voor opereren in de specifieke categorie behouden. Anderzijds is het waardevol om feedback te krijgen waar je als operator van kunt leren.

Inmiddels zijn wij ook geaudit en kunnen wij je misschien nog wat praktische tips meegeven.

Hoe werkt het toezicht van de ILT?

Er is risicogebaseerd toezicht. Dit betekent niet dat drone operators op volgorde van hun exploitatievergunning geaudit worden. De ILT schat periodiek het risiconiveau in en bepaalt op basis daarvan (en enkele willekeurige steekproeven) wie voor een audit in aanmerking komt wanneer.

Wat wordt er gevraagd als voorbereiding?

Soms wordt een audit online uitgevoerd en soms ter plekke op het kantoor van de drone operator. Om inhoudelijk met een geautoriseerde operator in gesprek te kunnen gaan, kan de ILT vooraf vragen informatie (zoals een aantal uitgevoerde drone operaties) te delen. 

De Accountable Manager en Safety Manager worden gevraagd om vooraf een online vragenlijst in te vullen om inzicht te geven in de veiligheidscultuur van de organisatie.

Waar gaat het om in het gesprek tijdens de audit?

Tijdens de audit wil de ILT verifiëren of de operator het juiste heeft gedaan. Wat in het operationeel handboek staat beschreven dient als leidraad: "Wat er in het operationeel handboek staat, dat moet uitgevoerd worden". Men let er op of gemaakte (afwijkende) keuzes adequaat worden onderbouwd ten aanzien van de veiligheid van de operaties en de regels die gelden voor het vliegen.

De ILT bekijkt, naast operaties die zijn uitgevoerd, ook hoe de organisatie en de systemen functioneren.

Wat kan er misgaan?

Als alle actoren het operationeel handboek goed kennen en zich aan alle verplichtingen en regels hebben gehouden, dan is er eigenlijk niets aan de hand. In het geval dat er iets niet is nageleefd, krijg je een bevinding. Een klein gebrek of kleine tekortkoming kun je in de vorm van een verbeterafspraak verbeteren binnen drie maanden. Een verbeterafspraak is dus minder erg dan een bevinding.

Nog een aantal tips

Van sommige operators, die hun eerste audit achter de rug hebben, horen wij terug dat het tóch een pittig gesprek met de ILT was, omdat bijvoorbeeld:

• Er op- en aanmerkingen waren m.b.t. uitgevoerde vluchten
• Niet alle vluchten en/of onderhoud waren gelogd
• Er te weinig intern en aantoonbaar is overlegd over veiligheidsprocedures
• Niet iedereen zijn competenties kon aantonen als piloot

Zorg ervoor dat je een WA verzekering hebt afgesloten / op tijd hebt verlengd en het actuele polisblad bij de hand houdt. Verder moet je een ondertekend veiligheidsbeleid hebben. Ook wordt er veel waarde gehecht aan jaarlijkse recurrent training (met aandacht voor het ERP).

Voor geconstateerde ernstige tekortkomingen ontvangt de operator een waarschuwing. De operationele autorisatie (exploitatievergunning) kan door de ILT worden ingetrokken, indien er zeer ernstige gebreken zijn geconstateerd of als je niets doet aan de verbeterafspraken.

Valkuilen voorkomen 

Belangrijk voor de dagelijkse gang van zaken is dat het operationeel handboek gebruikt wordt als basis voor alle activiteiten en de Accountable Manager ervoor zorgt dat iedereen met specifieke taken in de organisatie voldoende kennis van zaken heeft.

Ook de training van de piloot is belangrijk. Hoewel de ILT deze verantwoordelijkheid expliciet bij de operator neerlegt, betekent dit niet dat je hier niets aan hoeft te doen.